Egy rendezvény megszervezése sok döntésből áll. Mi azt szerettük volna, hogy a helyszín megtalálása ne legyen köztük a legnehezebb. Így született meg a Rendezvényhely.hu: egy kereshető rendezvényhelyszín-adatbázis, ami mögött kezdettől egy nagyobb terv állt.
Egy probléma két oldalról
Helyszínt keresni elsőre egyszerűnek tűnik. A valóságban egyszerre kell figyelni arra, hol legyen, hány fő férjen el, milyen hangulat illik az eseményhez, és egyáltalán milyen helyek jöhetnek szóba. Az alapinformációk összegyűjtése is sokszor több weboldal átnézésével jár.
A másik oldalon ott vannak az éttermek, hotelek, bárok és rendezvényhelyszínek. Sokuknak kiváló adottságai vannak, mégsem jutnak el azokhoz, akik épp ilyen helyet keresnek. Főleg akkor, ha a rendezvény csak egy része annak, amivel foglalkoznak.
- A szervező gyorsan akarja megtalálni az eseményéhez, létszámához és elvárt helyhez illő helyszínt.
- A helyszín azt szeretné, hogy a releváns szervezők megtalálják, ne csak azok, akik már ismerik.
A Rendezvényhely.hu-t azért kezdtük építeni, hogy a kettőt közös rendszerben kössük össze: a szervező a saját igényeiből induljon ki, ne abból, hogy melyik helyet ismeri már.
Nem gyűjtőoldal, hanem marketingplatform
Nem egy újabb listát akartunk. A kereső és az adatlapok az alapot adják, de a hosszabb távú terv ennél több:
- kereshető, rendezett helyszín-adatbázis,
- valódi ajánlatkérések a helyszíneknek,
- a helyszínek online láthatóságának támogatása,
- a céges döntéshozók és rendezvényszervezők célzott elérése,
- inspiráló cikkek és hírlevelek,
- szezonális ajánlatok és helyszínek kiemelése.
Ehhez marketinges fejjel álltunk neki. Hogy a helyszínek hogyan kerülnek elő a Google-ben, arról a helyszínkereső SEO-járól szóló cikkünkben írtunk.
A helyszín üzleti eszköz
A tervezésnél különösen a céges rendezvényekre figyeltünk. Nem csak a nagy konferenciákra, hanem a hétköznapi helyzetekre is: üzleti ebéd, partneri vacsora, workshop, csapatépítő, belső megbeszélés.
Ezekben a helyszín nem csak háttér. Egy jól megválasztott környezet kizökkenti a csapatot a napi rutinból, más nézőpontot ad egy workshopnak, vagy megadja a hangulatot egy fontos tárgyaláshoz. Ebből lett a tartalmaink egyik alapgondolata: a jó helyszín üzleti eszköz.
Ezért nem csak helyszínlistákat tervezünk, hanem olyan cikkeket és hírleveleket is, amik ötletet adnak, mire használható egy-egy hely. Egy étterem, ami hétvégén szórakozóhely, hétköznap még kisebb privát eseményeknek is otthont adhat.
Szándékosan nem foglalórendszer
Fontos döntés volt, hogy nem automatizáljuk a teljes foglalást. Egy rendezvény ára és elérhetősége rengeteg dologtól függ: létszámtól, időponttól, menütől, technikától, az esemény egyedi igényeitől. Ezt egy fix online árba és egy „Foglalás” gombba nem lehet jól belesűríteni.
Ezért a Rendezvényhely.hu-n a szervező ajánlatot kér, közvetlenül a kiválasztott helyszíntől. Az ajánlatkérés nem foglalás, hanem az egyeztetés kezdete: a felek utána egymással beszélik meg a részleteket és az árat. Egyszerűbb lesz az első lépés, és megmarad a személyes kapcsolat, ami egy rendezvénynél sokat számít.
Mi következik?
Egy helyszínkereső értéke nem csak a helyszínek számán múlik. Az számít, mennyire releváns találatokat ad, mennyire friss az információ, és létrejön-e valódi kapcsolat a szervezők és a helyszínek között. Ezért a tartalmak és a partnerkapcsolatok építése ugyanúgy része a tervnek, mint a kereső.
Azt szeretnénk, hogy a Rendezvényhely.hu akkor is hasznos legyen, amikor valaki még csak ötletet keres. Mert egy jó rendezvény sokszor nem a programmal kezdődik, hanem egy jó helyszín ötletével.
Hogyan épült fel technikailag, és mit tanultunk közben, arról egy következő cikkben írunk. A termék bemutatóját a Saját termékeink között találod.
Rendezvényt szervezel, vagy helyszínt üzemeltetsz? Nézz körül a Rendezvényhely.hu-n.
Gyakori kérdések
Lehet a Rendezvényhely.hu-n közvetlenül foglalni?
Nem, és ez szándékos. A szervező ajánlatot kér a kiválasztott helyszíntől, a részleteket és az árat pedig a felek közvetlenül egyeztetik.
Csak céges rendezvényekhez való?
Nem. A céges események kiemelt szerepet kapnak, de privát rendezvényekhez és esküvőkhöz is vannak helyszínek.
Hogyan kerülhet fel egy helyszín?
A Rendezvényhely.hu-n a „Jelenj meg oldalunkon!” résznél lehet jelentkezni, utána egyeztetünk a megjelenésről.
