Eldőlt: a táblázat már nem elég, kell egy rendes ügyfélkezelő rendszer. A kérdés most az, hogyan költözzetek át úgy, hogy közben ne vesszen el egy ügyfél, egy ajánlat vagy egy visszahívás sem, és a csapat se álljon le két hétre.
Ezt a négy lépést használjuk a saját ügyfeleinknél és a POLY-OS bevezetésekor is. Működik bármelyik CRM-mel.
1. Takarítás: mielőtt bármit átvinnél
A legnagyobb hiba, ha a mostani táblázatot egy az egyben importáljátok. A rendetlenség ugyanis átköltözik vele. Egy délután takarítás most heteknyi bosszúságot spórol meg később.
- Duplikátumok. „Minta Kft.”, „Minta Kft” és „minta kft.” ugyanaz a cég. Rendezd név, e-mail és adószám szerint, és vond össze őket.
- Egy oszlop, egy adat. Ha a „Megjegyzés” oszlopban telefonszám, határidő és ajánlati ár is van, bontsd szét külön oszlopokra.
- Egységes formátum. Telefonszám +36-tal, dátum egyféleképpen, cégnév pontosan úgy, ahogy a számlán szerepel.
- Ami nem kell, ne jöjjön. Öt éve nem aktív kapcsolat, teszt sor, „???” bejegyzés: ezeket archiváld egy külön fájlba, ne a rendszerbe.
2. Szerkezet: mit hova teszel az új rendszerben?
Excelben minden egy táblázat. Egy CRM-ben viszont külön van a cég, a kapcsolattartó, az ajánlat vagy lehetőség és a feladat. Mielőtt importálsz, rajzold fel, melyik oszlopod hova kerül.
- Cég és kapcsolattartó külön. Egy cégnél több ember is lehet, és ha valaki elmegy, a cég története ne vesszen el vele.
- A pipeline a te folyamatod. Négy-öt oszlop elég: például új megkeresés, felmérés, ajánlat kiküldve, megnyert, elvesztett. Ne a rendszer alapbeállítását vedd át, hanem azt, ahogy most is dolgoztok.
- Nyitott ügyek külön. A futó ajánlatokat és a megbeszélt visszahívásokat ne a megjegyzésbe tedd, hanem lehetőségként és feladatként, határidővel.
3. Átvitel: importálás egy próbakörrel
A legtöbb CRM fogad CSV-fájlt. A trükk az, hogy ne egyszerre vigyél át mindent.
- Próbaimport 20 sorral. Nézd meg, minden mező a helyére került-e: ékezetek, telefonszámok, dátumok.
- Teljes import. Ha a próba jó, jöhet a teljes lista. Utána szúrópróbaszerűen ellenőrizz tíz ügyfelet.
- A nyitott ügyek kézzel. A futó ajánlatokat és a visszahívásokat érdemes egyenként felvenni, mert ezeknél minden részlet számít, és ritkán több néhány tucatnál.
- Az Excel csak olvasható. Az átállás napjától a régi fájl archívum. Ha két helyen lehet szerkeszteni, két igazság lesz.
4. Bekötés és szokás: hogy ne csússzatok vissza
Az átköltözés akkor sikerült, ha három hónap múlva sem nyit meg senki új táblázatot. Ehhez az kell, hogy az új rendszer kényelmesebb legyen, mint a régi.
- Kösd be a weboldal űrlapjait. Az új érdeklődők magától jelenjenek meg a pipeline-ban, így senkinek nem kell átmásolnia őket.
- Automatizáld az első lépést. Köszönő levél az érdeklődőnek, feladat a felelősnek határidővel. Ez az a pont, ahol a legtöbb visszahívás elveszett.
- Egy felelős az első hónapra. Valaki, akitől kérdezni lehet, és aki hetente ránéz, hogy minden új ügy bekerült-e.
- Heti 15 perc pipeline-átnézés. Közösen, a rendszerből, nem fejből. Ettől lesz szokás.
A számlázást, a foglalást és a hírlevelet érdemes csak ezután bekötni, amikor az ügyféladatbázis már tiszta és használatban van. Ha több rendszert kell összekötni, a rendszerfejlesztés oldalon leírtuk, hogyan csináljuk.
Segítsünk az átköltözésben? Átnézzük a táblázatot, felrajzoljuk a pipeline-t, és együtt visszük át.
Gyakori kérdések
Mennyi ideig tart az átköltözés Excelből CRM-be?
Egy kis cégnél, néhány száz ügyféllel, a takarítással együtt jellemzően egy-két hét. A rendszer megszokása, vagyis hogy mindenki onnan dolgozzon, nagyjából egy hónap.
Mi legyen a régi Excel-táblázattal?
Az átállás napjától csak olvasható archívum. Ne töröld, de ne is szerkessze senki, különben két helyen lesz az igazság.
Kell hozzá informatikus?
Egy egyszerű importhoz nem. A weboldal-űrlapok bekötéséhez, az automatizáláshoz és a többi rendszerrel való összekötéshez érdemes segítséget kérni.
