AI-számlafelismerő:
a beszkennelt PDF-től a kész táblázatig percek alatt

Egy több céget működtető hazai vendéglátó csoport havonta rengeteg beszállítói számlát kap: papíron, PDF-ben, beszkennelve, sőt pénztárgépi blokkon is. Az adataikat eddig kézzel gépelték át a könyveléshez szükséges táblázatba.

• Sok beszállító, sokféle számlakép: mindenki más számlázó rendszert használ, más a mezők neve és helye.
• Vegyes minőség: a digitális PDF-ek mellett szkennelt, fotózott számlák és blokkok is jönnek.
• Több vevő cég egy csoporton belül: minden számlánál azt is rögzíteni kell, melyik cég vásárolt.
• Fix kimeneti formátum: a könyvelés előre megadott oszloprendű táblázatot vár, a fizetési módtól a nettó és bruttó végösszegig.
• Monoton, hibára hajlamos munka: egy elütött összeg vagy dátum később sok utánajárást okozott.

A cél: a kézi adatrögzítés kiváltása úgy, hogy a pontosság megmaradjon. Ahol a gép bizonytalan, maradjon az emberé a döntés, és mindez telepítés nélkül, böngészőből működjön.

Egy webes AI-eszközt. A felhasználó behúzza a böngészőbe a számlákat, akár több tucatot egyszerre, a rendszer párhuzamosan feldolgozza őket. Egy nagy nyelvi modell elolvassa a dokumentumot, és szigorúan strukturált formában adja vissza az adatokat. Sablont nem kell betanítani: a modell a dokumentum jelentését érti, nem fix koordinátákat keres.

Az AI a motor, a szabály a kormány

• Szállító vagy vevő: a rendszer ismeri a csoport saját cégeit, így partnerként mindig a szállítót rögzíti, a vevő céget pedig külön oszlopban, egységes néven.
• Ne találj ki semmit: ami nincs a számlán, az üres marad, nem becsült érték kerül a helyére.
• Hiányzó nettó: ha csak bruttó szerepel (főleg blokkon), a program a kiírt ÁFA-ból vagy az egyértelmű kulcsból számolja ki, és megjelöli, hogy számított érték.
• Pénztárgépi blokkok: érti a hazai pénztárgépek ÁFA-kódjait, és ha több kulcs keveredik, nem tippel.
• Számformátumok, pénznem szerinti kerekítés és egységes dátum a könyvelés által elvárt alakban.

Ember a folyamatban

• Az eredmény szerkeszthető táblázatban jelenik meg, minden cella javítható.
• A hiányzó vagy számított adatok ki vannak emelve, így látszik, hova kell ránézni.
• Soronkénti „ellenőrizve” jelölés és számláló mutatja, mennyi van még hátra.
• Egy kattintásos Excel-export a könyvelés oszloprendjében, iktatási szám szerint rendezve.

Egyeztetés hivatalos adatforrásokkal

A második fázisban a felismert adatok külső, hiteles forrásokkal is összevethetők: a számlázó rendszer bejövő számláival és a NAV Online Számla adataival (csak lekérdezés). Ahol hivatalos adat nincs, például blokknál vagy külföldi szállítónál, ott az AI marad az elsődleges forrás. Minden számla négy státusz egyikét kapja:

• Egyezik: minden stimmel.
• Eltér: van párja, de egy összeg vagy dátum különbözik, és a rendszer megmutatja, melyik.
• Csak feltöltött: például blokk vagy külföldi szállító.
• Csak a rendszerben: hiányzó dokumentum, amit még nem töltöttek fel.

Biztonság

• Az AI-szolgáltatás kulcsa csak a szerveren él, a böngészőbe soha nem kerül ki.
• Jelszavas hozzáférés, így a link biztonságosan kiadható.
• Sorszintű védelemmel működő adatbázis; a NAV-kapcsolat kizárólag lekérdez, semmit nem küld be.

1. Első nap: működő prototípus feltöltéssel, AI-kinyeréssel, szerkeszthető táblával, Excel-exporttal, felhőben élesítve.
2. Ugyanazon a héten: technikai terv a hivatalos adatforrásokhoz, az egyeztető motor és a jelszavas védelem.
3. A következő hetekben valódi számlákon finomítva: hiányzó nettó, blokkok ÁFA-kezelése, kerekítés és devizás számlák, vevő cég oszlop, a könyvelés kérte sorrend.

Nem hónapokig tartó specifikálás, hanem napok alatt kézbe fogható prototípus, utána rövid iterációk a valós dokumentumokon. Az ügyfél az első naptól a saját számláival tesztelt.

• Egységes, azonnal könyvelhető formátum.
• Kevesebb elírás, a bizonytalan adatok láthatóan meg vannak jelölve.
• A hiányzó számlák az egyeztetéssel kiszűrhetők.
• Nincs telepítés, böngészőből bárhonnan használható, és bővíthető további cégekkel vagy más kimeneti formátummal.

• Üres jobb, mint rossz: egy kitalált adatnál többet ér egy jól látható üres cella.
• A gép előkészít, az ember jóváhagy, így a felelősség és a kontroll a cégnél marad.
• Hibrid adatforrás: ahol van hivatalos adat, onnan jön, ahol nincs, ott az AI dolgozik.