Rendezvényajánlat percek alatt:
Excel és telefonos körbeküldözgetés nélkül

Egy több helyszínes vendéglátó vállalkozás fogad csoportokat: céges vacsorákat, családi ünnepségeket, élményprogramokat. A helyszínek más létszámra, más menükkel és más folyamattal működnek, és minden kérés kézi munkával indult.

• A sales megnézte, melyik helyszín szabad, visszahívta a vendéget, kézzel rakta össze az ajánlatot, e-mailben küldte és papíron íratta alá.
• Az információ szétszóródott egy webes űrlap, a postafiók, a naptárak, táblázatok és egy külön konyhai lista között. Ha valaki szabadságon volt, nehéz volt követni, hol tart egy foglalás.
• A helyszíneket külön naptárak és telefonos foglalások is terhelték, a weboldal nem látta, mi szabad: ott volt a dupla foglalás kockázata.
• A külföldi vendégeknek az ajánlatot, a leveleket és az aláírást kézzel kellett angolra fordítani.
• A konyha a lezárt rendezvényekről későn, külön listában kapta meg, mennyi alapanyag kell.

A cél: a vendég maga válasszon szabad időpontot, a rendszer döntse el a helyszínt és a folyamatot, a sales pedig csak ott lépjen be, ahol tényleg emberi egyeztetés kell.

A POLY-OS-ben egy újrahasználható Rendezvény-modult, amely bármely több helyszínes vendéglátóhelynél beállítható, kódolás nélkül, a felületen.

• Kétnyelvű ajánlatkérő a weboldalon: a vendég megadja a létszámot, és csak a valóban szabad napokat és időpontokat látja.
• Automatikus helyszínválasztás a létszám, a helyszínek prioritása és a naptárak alapján, azonnali ideiglenes foglalással.
• Kétféle folyamat: kisebb csoportnál a sales egyeztet, nagyobbnál a vendég maga választ menüt, és azonnal megkapja az árazott ajánlatot.
• Menükatalógus helyszínenként, árakkal, felárakkal és létszámszabályokkal. Egy áremelés után semmit nem kell átírni az űrlapon vagy az ajánlaton.
• Nyomdakész ajánlat-PDF és elektronikus aláírás: a vendég néhány kattintással aláír, a foglalás véglegessé válik.
• Szerkeszthető konyhai lap, az eladott menüből és a létszámból előtöltve; a csapat átnézi és egy kattintással küldi a konyhának.
• CRM és automatizálás: minden kérés lead, a kártyák maguk lépnek tovább (kiküldve → aláírva → konyhára), a levelek workflow-ból mennek.
• Telefonos és pénztári foglalás ugyanabba a rendszerbe, ugyanazzal a helyszín- és menülogikával.

1. A vendég megadja a létszámot, és a naptárban csak a valóban szabad napokat látja. A rendszer élőben nézi a foglalásokat, a lezárásokat és a helyszínhez kötött Google-naptárat.
2. A rendszer kiválasztja a helyszínt, és ideiglenesen lefoglalja az időpontot, hogy közben más ne vihesse el.
3. Kisebb csoportnál a vendég személyre szóló menüajánlat-linket kap, a sales pedig belső értesítőt egy kattintásos CRM-linkkel.
4. Nagyobb csoportnál a vendég maga választ menüt, és azonnal megkapja az árazott ajánlatot PDF-ben az aláíró linkkel.
5. Ha közben foglalt lett az időpont, nem hibás ajánlat megy ki, hanem három javasolt szabad időpont.
6. Aláíráskor a foglalás végleges lesz, a vendég visszaigazolást kap, a CRM-kártya magától továbblép.
7. A konyhai lap előtöltve várja a csapatot; átnézés után egy kattintással megy a konyhának.

Minden lépés magyarul és angolul is működik: ha a vendég angolul tölti ki az űrlapot, a levelek, az ajánlat és az aláíró oldal is angol.

• Létszámtól függő folyamat és menüszabályok: a vendég sosem lát olyan menüt, ami nem neki szól.
• Rövid, célzott ajánlat a rendezvény típusa szerint; a sales egy kapcsolóval bővítheti (upsell).
• Egyedi ajánlat: felárak, allergiák, egyedi tételek, élőben számolt árral.
• Dupla foglalás elleni védelem: ideiglenes foglalás az ajánlat érvényességéig, napi csoportkorlát, naptárfigyelés.
• Ugyanaz a vendég kétszer küldi be? Egy lead marad, nem lesz két kártya.
• Egy törlés mindent rendbe tesz: a lead törlésével a foglalás, az ajánlat és a konyhai lap is törlődik, az időpont felszabadul.
• Arculatos levelek a helyszín nevével és színével, és egy nyomtatható összesítő a stand-up meetingre.

• Fiókonként szigorúan elkülönített adatok, modulonként szabályozott jogosultságok; hiba esetén a rendszer tilt, nem enged.
• Naplózott foglalások, ajánlatok, törlések és beállítás-módosítások.
• Egyedi, titkos aláíró link vendégenként; az aláírás ideje és adatai rögzülnek.
• GDPR-hozzájárulás időbélyeggel; minden külső hívás (levelezés, naptár, aláírás) szerveroldalon fut.

A rendszer most áll élesre, a mért számokat pár hét múlva tesszük ide. Amit már most el lehet mondani:

• Nagyobb csoportnál a kéréstől az ajánlatig percek telnek el, nem napok, emberi beavatkozás nélkül.
• A sales ideje a tényleg egyeztetést igénylő kérésekre jut; a kiírás, árazás, fordítás és aláíratás automatikus.
• Minden rendezvény állapota egy helyen látszik, bárki átveheti.
• A modul újrahasználható: egy új vendéglátóhelynél a beüzemelés a felületen, kódolás nélkül megy.

• A legtöbb munkát a kivételek adják: foglalt időpont, telefonos foglalás, angol vendég, dupla beküldés. Ezeket előre kell tervezni.
• A létszámhatárok, menüszabályok és folyamatok üzleti döntések, ezért a felületen vannak, nem a kódban: az ügyfél maga változtatja őket.
• A többlet emberi lépés néha szándékos: a konyhai lap nem megy ki magától, mert a csapatnak mindig át kell néznie.