Online időpontfoglalás: így spórold meg az egyeztető üzeneteket

„Mikor lenne jó?” „Kedden délután?” „Az nem megy, esetleg csütörtök?” Ha az időpontegyeztetés nálad még üzenetváltásokból áll, akkor minden foglalás három-négy üzenetbe és egy kis figyelembe kerül. Egy online foglalási naptárral az ügyfél maga választ szabad időpontot, te pedig csak megkapod az értesítést.

Megmutatjuk, mikor éri meg átállni, mire figyelj a beállításnál, és hogyan csináljuk mi a POLY-OS-ben.

Kinek éri meg az online időpontfoglalás?

Mindenkinek, akinek a bevétele időpontokból jön, és aki most kézzel egyezteti őket:

• Szolgáltatók: kozmetikus, fodrász, masszőr, edző, terapeuta.
• Tanácsadók és coachok: első konzultáció, visszatérő ülések.
• Ügynökségek és szabadúszók: ingyenes bemutató hívás, ajánlat-egyeztetés.
• Helyszínek és bemutatótermek: helyszínbejárás, bemutató.

5 beállítás, amin a jó foglalási naptár múlik

Egy foglalási naptár akkor segít, ha pontosan azt kínálja fel, ami neked tényleg jó. Ezeket érdemes az elején átgondolni:

1. Nyitvatartás. Mely napokon és órákban foglalhatnak? Lehet más a hétfő, mint a péntek, és lehet ebédszünet is.
2. Időtartam és lépésköz. Milyen hosszú egy alkalom, és milyen gyakran kezdődhet? Egy 45 perces konzultáció indulhat például óránként vagy félóránként.
3. Puffer két foglalás között. Néhány perc szünet, hogy jegyzetelj, átrendezz vagy egyszerűen levegőt vegyél. Enélkül a nap végére biztosan csúszni fogsz.
4. Minimum előjegyzés. Mennyivel előre lehet foglalni? Ha nem akarod, hogy valaki tíz perccel előtte beessen, állíts be például legalább 12 vagy 24 órát.
5. Kérdések foglaláskor. Mi az, amit előre tudnod kell? Telefonszám, cégnév, egy rövid leírás arról, miben segíthetsz. Így felkészülten mész a találkozóra.

Hová tedd ki a foglalási naptárat?

Oda, ahol az ügyfél éppen eldönti, hogy beszélne veled. A leggyakoribb helyek:

• A weboldaladra beágyazva, a szolgáltatás- vagy kapcsolati oldal aljára.
• Linkként az Instagram-bióba, az e-mail aláírásba és a Google Cégprofilba.
• Ajánlatok és hírlevelek végére, „Foglalj egy 20 perces hívást” felhívással.

Mi történjen a foglalás után?

A foglalási naptár önmagában csak félmegoldás. Az igazi időspórolás akkor jön, ha a foglalás után minden magától megy tovább:

• Visszaigazolás az ügyfélnek, a részletekkel és a helyszínnel vagy hívás linkjével.
• Emlékeztető előző nap, hogy kevesebb legyen az elfelejtett időpont.
• Az ügyfél adatai a CRM-ben, hogy a következő alkalommal is lásd, miről beszéltetek.
• Feladat a csapatnak, ha a találkozó előtt valamit elő kell készíteni.

Hogyan működik ez a POLY-OS-ben?

A POLY-OS Foglalások moduljában létrehozod a nyitvatartást, majd erre egy vagy több foglalható naptárat: például „Ingyenes konzultáció 30 perc” és „Kezelés 60 perc”. Mindegyiknél külön állítod a lépésközt, a puffert, a minimum előjegyzést és a foglaláskor feltett kérdéseket.

A kész naptárat beágyazó kóddal teszed ki a weboldaladra, vagy publikus linkként osztod meg. A foglalások a POLY-OS naptárában jelennek meg, a foglaló adatai pedig ugyanabban a rendszerben vannak, ahol az ügyfeleidet, ajánlataidat és feladataidat kezeled. Az emlékeztetőket és a visszaigazolást az automatizmusoknál állíthatod be. Az alapbeállítás nagyjából negyedóra.

Hogy a weboldalon hogyan érdemes a foglalás felé vezetni a látogatót, azt a Soft Return esettanulmányban mutattuk meg: az érdeklődő először olvas, megérti, mire számíthat, és amikor kész, az oldalon foglal időpontot.

Gyakori kérdések